Hair Design Helsinki tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Hair Design Helsinki Oy
Katariinankatu 3,
00170 Helsinki
Rekisteriasioista vastaava henkilö:
Mira / Hair Design Helsinki
0440608004
Johdanto
Tässä tietosuojaselosteessa määritellään tavat, joilla Hair Design Helsinki kerää, käsittelee, käyttää, suojaa ja siirtää henkilötietojasi. Hair Design Helsinki on salonki, joka tarjoaa parturi-kampaamo palveluita ja tuotteita.
Kerättävät ja käsiteltävät henkilötiedot
Keräämämme henkilötiedot sisältävät:
• Nimi
• Osoite
• Sähköpostiosoite
• Syntymäaika
• Puhelinnumero
• Terveystiedot
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja peruste
Hair Design Helsinki suhtautuu yksityisyyteesi vakavasti, emmekä koskaan myy tai vuokraa henkilötietojasi kolmansille osapuolille. Henkilötietojasi jaetaan ja suoramarkkinointia suoritetaan vain nimenomaisen suostumuksesi nojalla, jonka voit perua milloin tahansa.
Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi tarjotaksemme tuotteitamme, palveluitamme ja hoitojamme sekä täyttääksemme kaupalliset ja oikeudelliset velvoitteemme. Emme koskaan kerää sinusta henkilötietoja, joita emme tarvitse tai säilytä tietoja pidempään kuin on tarpeen tässä selosteessa määriteltyjen tarkoitusten johdosta.
Kuka käsittelee tietojani?
Hair Design Helsinki, Katariinankatu 3, 00170 Helsinki toimii rekisterinpitäjänä ja käsittelee henkilötietojasi tässä tietosuojaselosteessa asetetuissa tarkoituksissa. Phorest (Anglesea Mills, 9 Anglesea Row, Smithfield, Dublin 7, D07 W5NE, Irlanti) käsittelee henkilötietoja salongin Hair Design Helsinki puolesta sekä toimii henkilötietojen käsittelijänä. Phorestilla on pääsy henkilötietoihin ainoastaan mikäli Hair Design Helsinki tarvitsee asiakastukea tai vianetsintää. Lisäksi Phorestin tulee käsitellä henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen sekä soveltuvien tietosuojalakien mukaisesti.
Henkilötietojasi käsitellään:
• Niiden henkilötietojen keräämiseksi (nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero, syntymäaika), jotka vaaditaan sopimukseen sitoutumiseen palvelun tai tuotteen myymiseksi.
• Viestinnän välittämiseksi sinulle, sisältäen tilaus-ja ajanvarausten vahvistukset ja niitä koskevat muistutukset sekä varauksesi muuttamista tai peruuttamista koskevat pyynnöt.
• Terveydellisten tietojen keräämiseksi, jotta palvelut voidaan suorittaa asianmukaisesti sekä niiden tuotteiden ja palveluiden alueiden korostamiseksi, jotka voivat mahdollisesti aiheuttaa asiakkaille terveydellisiä ongelmia.
• Turvallisen palvelun turvaamiseksi sekä alan standardien mukaisten neuvojen tarjoamiseksi.
• Relevanttien tarjousten, mainosten ja tietojen valitsemiseksi sinulle.
• Asiakasmäärämme arvioimiseksi.
• Lain vaatimien tai oikeudelliseen prosessiin reagoimiseen tarvittavien henkilötietojen säilyttämiseksi.
• Vakuutustarkoituksissa säilyttämiseksi.
• Asiakasrekisterien säilyttämiseksi.
Oikeutesi tietojen kohteena
Mikäli henkilötietojasi on salongin Hair Design Helsinki hallussa, sinulla on tiettyjä niihin liittyviä oikeuksia. Kun olet antanut meille suostumuksesi yhteydenottoihimme osana markkinointipalveluitamme, voit muuttaa suostumustasi tai peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa käyttämällä kaiken suoramarkkinointimme yhteydessä tarjottavaa tilauksen peruuttamismahdollisuutta tai ottamalla yhteyttä Hair Design Helsinki (info@hdh.fi).
Sinulla on myös oikeus:
• Ennen tietojen keräämistä saada tieto siitä, kuinka henkilötietojasi käsitellään
• Saada pääsy henkilötietoihisi sekä tietojen keräämisen jälkeen tieto siitä, miten tietojasi käytetään.
• Vaatia henkilötietojesi korjaamista, mikäli ne ovat virheellisiä, epätäydellisiä, epätarkkoja tai vanhentuneita.
• Vaatia henkilötietojesi poistamista, kun käsittelyn jatkamiselle ei ole pakottavaa syytä.
• Vaatia käsittelyn rajoittamista, henkilötietojesi käsittelyn estämiseksi
• Vastustaa suoramarkkinointia
Keräämismenettely
Henkilötietojasi kerätään antaessasi niitä meille Phorest -ohjelman, verkkosivujemme tai sosiaalisen median kautta, puhelimitse, sähköpostitse, kirjallisesti, Hair Design Helsinki -liikkeessä tai millä tahansa muulla tavalla.
Hair Design Helsinki antaa sinulle pääsyn tiliäsi ja varauksiasi koskeviin tietoihin Phorest -ohjelman kautta sanottujen tietojen katselu- ja päivittämistarkoituksessa.
Tietojen jakaminen
Henkilötietojasi jaetaan ainoastaan Phorestin edustajien kanssa ainoastaan siinä tapauksessa, että salonki tarvitsee asiakastukea tai vianetsintää. Hair Design Helsinki ei jaa henkilötietojasi kolmansien osapuolten kanssa ilman etukäteistä suostumustasi, lukuunottamatta maksu- ja kuljetuspalveluntarjoajaa tilauksen toimittamiseksi tai ellei kyseessä ole tässä tietosuojaselosteessa jo määritelty kolmas osapuoli taikka kun jakamista vaaditaan meiltä osana soveltuvien tietosuojalakien mukaisia oikeudellisia velvoitteitamme.
Henkilötietojen käsittelijöiden käyttäminen
Henkilötietojen käsittelijät ovat kolmansia osapuolia, jotka tarjoavat meille tiettyjä palvelumme osia. Kun käytämme kolmatta osapuolta, olemme sopimuksin asettaneet tiukat ehdot, jotka säätelevät henkilötietojesi käsittelyä eikä mitään toimia voida suorittaa ilman ohjeistusta meiltä. Kolmannet osapuolet, joiden kanssa työskentelemme, eivät koskaan jaa tai julkista henkilötietojasi ja säilyttävät niitä aina turvallisesti.
Phorest
Hair Design Helsinki käyttää Phorestin tarjoamaa ohjelmistoa ajanvarausten hallintaan, asiakkuuksienhallintaan ja markkinointiin.
Phorestin tietosuojaseloste on saatavilla osoitteessa: https://www.phorest.com/fi/data-protection-privacy/
Kuinka pitkään säilytämme tietojasi?
Hair Design Helsinki säilyttää henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen palveluidemme tarjoamiseksi sinulle asiakkaanamme. Mikäli olet antanut meille markkinointitarkoituksia koskevan suostumuksesi, säilytämme tarvittuja vähimmäistietoja siihen asti, kun ilmoitat meille, ettet enää halua vastaanottaa tällaisia ilmoituksia.
Edellytykset, joiden nojalla voimme jatkaa henkilötietojesi käsittelyä sisältävät:
• Voimme jatkaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli meillä on oikeudellinen peruste tai velvollisuus taikka se on oikeutetun etumme mukaista.
• Voimme jatkaa henkilötietojesi käsittelyä, kun se on tarpeen oikeudellisten vaatimusten todentamiseksi tai toteuttamiseksi taikka niiltä puolustautumiseksi.
Henkilötietojen siirrot
Kun henkilötietojasi käsitellään Phorest -ohjelman kautta, kaikkia tietoja säilytetään EU:n alueella. Tietojasi käsitellään Phorest -ohjelman toimesta ja ne tallennetaan Amazon Web Services -pilvipalveluun. Tämän prosessin aikana tietosi salataan sekä siirtojen, että säilytyksen aikana.
Seuraamukset, mikäli et luovuta henkilötietojasi salongille Hair Design Helsinki
Mikäli haluat ostaa tuotteen tai palvelun Hair Design Helsinki salongilta, tiettyjä henkilötietoja vaaditaan sopimuksen solmimiseksi. Hair Design Helsinki ei voi sitoutua tuotteen tai palvelun ostamista koskevaan sopimukseen kanssasi, mikäli et anna henkilötietojasi.
Kuten tässä tietosuojaselosteessa on todettu, käsittelemme henkilötietojasi noudattaaksemme oikeudellisia ja lakimääräisiä velvollisuuksiamme sekä sopimusten täyttämiseksi. Sinulla on aina mahdollisuus kieltäytyä luovuttamasta henkilötietoja, mutta tällöin emme voi tarjota sinulle tiettyjä tuotteita, palveluita tai hoitoja.
Henkilötietojesi suojaaminen
Asianmukaiset toimenpiteet suoritetaan henkilötietojesi suojaamiseksi organisaation sisäiseltä tai ulkoiselta luvattomalta tai asiattomalta pääsyltä. Yhteytesi Phorest järjestelmään käyttää HTTPS tiedonsiirtoprotokollaa sekä TSL suojausta. Tämä tarkoittaa, että kaikki Phorest -järjestelmään siirretyt tiedot salataan tietojen syötön ja pilvipalveluun siirtämisen aikana. Työntekijöille annetaan ainoastaan rajatut pääsyoikeudet ja he voivat vierailla yrityksen ohjelmistossa ainoastaan yrityksen johdon antamalla PIN-koodilla.
Mikäli haluat tarkistaa tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, voit tarkistaa ne kirjautumalla omalle käyttäjätilille tai lähettää pyynnön kirjallisesti rekisterinpitäjälle osoitteeseen info@hdh.fi. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).